TERNATE– Mewakili Sekretaris Daerah Provinsi Maluku Utara, staf ahli (sahli) Gubernur bidang Sumber Daya Manusia (SDM) dan Kemasyarakatan, H. Muhlis Djaelan, membuka secara resmi kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Penyusunan Daftar Arsip Statis di Lingkungan Pemerintah Provinsi Maluku Utara tahun 2024, yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), di lantai 3 Muara Hotel Ternate, Rabu (21/2/2024).
Dalam sambutan tertulis yang dibacakan Sahli, dirinya menjelaskan bahwa berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi akusisi, pengolahan, preservasi dan pemanfaatan arsip statis dalam suatu kearsipan nasional.
Selain itu, pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggung jawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Dirinya mengajak pada seluruh pemerintah daerah, baik pemprov Malut maupun Kabupaten dan Kota, yang arsipnya sudah baik agar di jaga dan di rawat dengan sebaik mungkin.
Begitupun sebaliknya dengan arsip yang belum tertata dengan baik, agar kita tertibkan arsip sesuai dengan Perka ANRI Nomor 7 tahun 2017 tentang Gerakan nasional sadar tertib arsip.
“Terkait dengan hal tersebut, yang mana telah dicanangkan pada 11 Agustus 2023 di Malut, bahwa gerakan nasional tertib arsip Malut meliputi: tertib kebijakan, tertib organisasi, tertib SDM, tertib sarana prasarana, tertib pengelolaan arsip dan tertib pendanaan,” ungkapnya.
Dirinya juga menyampaikan, penyusutan arsip dalam suatu organisasi perlu dilakukan, karena dengan dilakukannya penyusutan arsip termasuk penyerahan atau pemusnahan arsip maka akan mengurangi arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna arsip.
Tentu hal ini akan mengurangi bertumpuknya arsip, melonggarkan tempat penyimpanan arsip dan akhirnya secara ekonomis juga mengurangi pembiayaan pada suatu instansi atau organisasi.
“Kegiatan penyusutan arsip dapat meliputi: pemindahan arsip inaktif dari unit pengelolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip bernilai guna sekunder (statis) ke ANRI atau Dinas Keaeaipan daetah otonom,” ujarnya.
Olehnya itu dirinya berharap melalui Bimtek ini, kita dapat belajar dan memahami untuk perbaikan penataan arsip statis di lingkungan kerja kita.
“Saya mengajak kepada semua peserta agar dapat memperhatikan tips pengelolaan arsip diantaranya, pisahkan arsip dan non arsip, pilah arsip, kelompokan berkas, masukan dalam folder arsip, catat dalam daftar arsip, tata arsip dalam lemari khusus.
Acara yang berlangsung selama dua hari ini, di ikuti oleh para peserta dari berbagai instansi di Pemprov Malut serta Dinas Kearsipan Kabupaten/Kota se-Malut, dengan menghadirkan pemateri dari ANRI yakni, Arsiparis ahli madya (koordinator jabatan fungsional) Dwi Nurmaningsih dan Arsiparis ahli madya, Rini Susilowati.
Hadir dalam acara pembukaan itu, staf ahli Gubernur Malut bidang SDM dan Kemasyarakatan, Kadis Kearsipan Malut, Koordinator serta narasumber dari ANRI dan para peserta Bimtek Kearsipan. (rls/SMG)
